L’inizio del 2019 ha portato con sé parecchie novità in ambito fiscale, soprattutto grazie all’introduzione di un nuovo sistema documentale: la fatturazione elettronica. I modi e i tempi da rispettare sono stati dettati direttamente dall’Agenzia delle Entrate, e tutte le informazioni e i suggerimenti utili in merito sono consultabili da tutti sul sito ufficiale dell’Agenzia. Le novità sono tantissime, ma non hanno colto del tutto impreparati coloro che per lavoro si servono di veicoli aziendali: per i rifornimenti carburante, infatti, sono soggetti all’emissione obbligatoria di fattura elettronica già dall’estate 2018. Va da sé, comunque, che molte cose vengono costantemente aggiornate anche in questo campo, ogni possessore di partita IVA deve restare al passo e informarsi, soprattutto se desidera usufruire dei preziosissimi sgravi fiscali per il rifornimento.
In linea più generale, comunque, la fattura elettronica è stata una novità per i più, quindi vediamo di quali nuove regole ha introdotto l’utilizzo.

Nuove regole al servizio di legalità e semplificazione
L’introduzione di questa novità in ambito fiscale ha uno scopo ben preciso: combattere e possibilmente eliminare l’evasione fiscale. In secondo luogo, comunque, presenta dei vantaggi anche per le aziende e i liberi professionisti, in quanto permette di semplificare la gestione contabile, i processi amministrativi e l’archiviazione documentale. Proprio a questo scopo, l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema digitale che permette di compilare, trasmettere e ricevere fatture in formato digitale in modo piuttosto facile. È possibile accedere a questo sistema sia dal sito internet dell’Agenzia sia appoggiandosi a portali web o ad app esterne e create proprio con questo scopo. Grazie a ciò, acquisire i dati per compilare una fattura è davvero immediato, visto che ad ogni partita IVA corrisponde un numero identificativo unico e univoco e un codice QR.

Sia l’Agenzia delle Entrate che altri siti del settore hanno messo a disposizione di chi ne fa richiesta la possibilità di archiviare online la documentazione elettronica, così da avere sempre la situazione contabile sott’occhio e in ordine. In questo modo consultare, emettere e trasmettere le fatture elettroniche diventa un processo semplice e veloce.
Infatti l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione tutti gli strumenti del caso: un portale telematico, un’app e un software che permettono di gestire la documentazione digitale. Esistono anche delle alternative proposte da terze parti, che sono sì a pagamento ma anche maggiormente personalizzabili. La trasmissione delle fatture è affidata al succitato SdI, che in tutta sicurezza crea, archivia, controlla e invia le fatture elettroniche. I documenti possono essere inviati al destinatario anche per posta elettronica certificata, oppure in alternativa tramite un web service o un sistema di trasmissione dati tra terminali (FTP). Il Sistema di Interscambio controlla che ogni documento contenga i dati minimi richiesti per essere validato, e una volta approvato e ufficializzato provvederà al suo recapito, notificando le parti interessate.

Tanti vantaggi: sicurezza e ordine
Poter conservare in un sistema unico fatture elettroniche, note di variazione e ogni altro documento emesso dall’SdI è davvero un aiuto indispensabile per raggiungere una gestione ottimale e ordinata della contabilizzazione e dei processi amministrativi di un’azienda. Il servizio di archiviazione offerto dall’Agenzia delle Entrate è al momento completamente gratuito, e per utilizzarlo basta visitare la pagina web specifica e aderire all’accordo di servizio nel menu corrispondente. Una volta fatto, all’interno dell’area riservata si potranno usare molti strumenti utili (di ricerca, consultazione e acquisizione) per avere sempre a portata di mano tutti i documenti conservati.

Questo significa non sono più ordine e tempo risparmiato, ma anche più sicurezza. Ogni sistema che gestisce la fatturazione elettronica infatti è stato ideato per rispettare rigidi protocolli di sicurezza e tutto viene costantemente controllato e monitorato. Dato che il sistema creato dall’Agenzia delle Entrate esegue continui controlli e fornisce l’accesso solo a chi ne ha i requisiti, aziende e liberi professionisti vedranno davvero semplificata una parte sostanziosa della gestione aziendale. Questo non è affatto da sottovalutare, perché avere sempre a disposizione dati aggiornati fa risparmiare molto tempo e grattacapi. Ridurre il quantitativo di banconote in circolazione, inoltre, permette di scongiurare il rischio di furti o perdite, eventi tutt’altro che rari. Sommati tutti insieme, questi vantaggi fanno davvero presagire che la fatturazione elettronica sarà un vero aiuto per aziende e liberi professionisti.

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